やることが多すぎで何から手をつけていいのかわからない?

やることがいっぱいあって何から手をつけたらいいのかわからない、ということはありませんか?
ともすれば、周囲に振り回されてしまうことがありますが、自分の仕事をどうやって自分でコントロールしていけばいいのかを考えてみましょう。

職場のいろんな部署の人から、あれはどうなっているの?これ今すぐにやってよと催促される。
と思えば、目の前の上司が、あの書類まだ出てないよ、すぐに出してよ、と要求してくる。
さらに、得意先から急ぎの依頼が入る。

すると頭の中が混乱してきて、あれもしないと、これもしないとと言う状況になります。
焦るのですね。
焦ると余裕がなくなります。
いつもならしないような失敗が出てきたりします。
すると、さらに追い詰められてどうしよう、どうしようとなります。
悪循環に陥ったりしますね。

この時、やってはいけないことがあります。
それは、催促されるままに、催促された仕事から順に片付けようとやみくもに仕事に取り掛かってしまうことです。
これをやると、次々に口うるさい人からの要求でコントロールされてしまい、自分のペースで仕事を進めていくことができなくなってしまいます。

自分の仕事は自分でコントロールしていくというスタンスが必要です。
そのために必要なことは、しなければいけない仕事の棚卸をすることがとても有効です。

頭の中で考えているとき、あれもしなければこれもしなければと思っているので、正体のわからない大きなお化けに追いかけられているように感じてしまいがちです。
正体がわからないから、不安が増します。
わからないことには恐れが出てくるのです。

だから、まずやるべきことを視覚化する必要があります。
感覚で大変、大変ではなく、その大変の量を具体的に把握し、それぞれにいつまでにやればいいのかという把握をするということです。

できれば、誰にも邪魔されないような場所を確保しましょう。
A4の用紙をだして、そこにやるべきことを書いていきます。
その時書き出すのは、心の中で引っかかっていることだけでなく、些細なことも含めてすべて書き出すということが必要です。
やることはすべて書き出していきます。

誰それに電話をする。コピーを取る。メールで返信する。全部書きます。
これだけやったら、もうあとはすることが何もない、という状況まで書き出します。

書き出した内容を見返してください。
自分が焦っているほどにやることが少なく感じるのではないかと思います。
自分を苦しめているものの正体がわかってみると案外なんとかなると思えたりします。
視覚化するとやるべきことの全体像が見えてきます。
そうすると、どう進めていこうかというイメージがつかみやすくなります。

次は、仕事の優先順位をつけます。
午前中にする仕事、午後早めにする仕事、夕方でもいい仕事。
早く早くと思いますけれど、その中でも優先順位というものはあるものです。
すぐに、と言われているけれど、午後一でもいいかな、あと2時間あるな、と言う具合です。
これで余裕がでてきます。この余裕がとても大事だと思います。

仕事の段取りが終わったら、せかされている人に交渉しましょう。
交渉するなんて、と思われるかもしれませんが、これは自分が余裕をもって仕事を進めるために行うのです。
せかしてくる人は、いつになったらやってくれるのかとわからないからせかしてくるのです。
あとどれくらいの時間待てばいいのか、ということがわかれば待てるものです。

待ち合わせをして、時間になっても来ない時、イライラしてしまうのは相手がいつくるのかわからないからです。
それがあと30分で来るとわかればそのイライラは少なくなります。
今やっている。これから手を付ける、だから‪2時‬間待って欲しい。
そういうとその間せかされることはありません。
自分のために、相手のために交渉するということですね。

コントロールされるのではなく、自分の仕事は自分でコントロールする。
決して成り行きで進めないという姿勢で取り組んでみましょう。
どんなに忙しく、仕事であふれていても、ひとつずつ片付けていくしかないのですから。

お読みいただきありがとうございます。
みなさまのしあわせをお祈りしています。

この記事を書いたカウンセラー

About Author

大西 三千男

職場や家族間の対人関係、パートナーシップ、自己肯定感の実現を得意としている。欠点としか思えなかったことを長所に変えるものの見方の提案と、楽になるためにの考え方の提案を行う。気づきを得てもらうことで「腑に落ちました」「そう思っていいんですね」「安心しました」と好評である。