今日は上司の立場から見た職場のコミュニケーションをよくするためにどうしたら良いのかということについて考えてみたいと思います。
よく言われることですが、ビジネス社会での基本が報連相です。
報連相とは、報告・連絡・相談のことで、次のように定義されています。
報告・・・上司からの指示に従い行っている業務の経過、進捗を伝えること。
連絡・・・自分が知り得た仕事上の情報や予定などを上司や関係者と共有するために行う報告。
相談・・・業務上の判断が必要な時や疑問、問題が生じた時、自分の考えを伝えるとともに、上司や先輩の考えを聞き、アドバイスをもらうこと。
仕事というのは組織、チームで行うものですから、知り得たことというのは関係者全員で共有しておく必要があります。
共有されていないと、上司である部課長が得意先を訪問した時に「あれどうなっていますか？」みたいなことを言われて「何のことでしょうか？」というような反応すると、得意先からどうなっているのかという不安が出てきます。
ところが、得意先から言う前に先に「あの件に関してはこのように対応しようとしています」と言われれば、些細なことであっても何でも話が通っている会社だなと安心感が出てきます。
このちょっとしたことが言える言えないという差が、報連相のあるなしで違ってくるのです。
ところがこの報連相ができない組織というのがあります。
なぜできないのかというのを見てみると、言いにくい、言えない、言うと面倒なことになる、という思いが部下にあることが多いのです。
部下からの報連相が少ないのではないかと感じたら、普段どのような接し方を部下に対してしているだろうか？と考えてみて欲しいと思います。
部下から見て話しにくい上司というのは次のような特徴があります。
部下の話を最後まで聞かない。
頭ごなしに怒鳴りつける。
理屈をこねる。
部下の話に反応を示さないので、話が伝わっているのか不安になる。
いつもイライラしていて落ち着きがない。
こういうタイプの人が上司になると、相談しにくい雰囲気を感じてしまいます。
大事な相談でも二の足を踏んでしまって時期を失する。
あとで相談すると、今時分になんだ、ということになるのでますます相談しにくいということになります。
では、職場のコミニュケーションを円滑にするには何に気をつけたらいいのでしょうか？
コミュニケーションの基本はまず向き合うことです。
どんな忙しい時であっても、部下が相談にきたら手を止めて、顔を向けるということが必要です。
もし、手が離せないのならいつなら良いのかということを伝えてやります。
これだけで、向き合ってくれていると感じられますので全然違ってきます。
次に、部下の話には相槌が必要です。
この相槌は、言っていることを理解したということです。
相槌をすることで、ここまでは理解してくれているという安心感が生まれます。
また、途中で言いたいことが出てきても、話の腰を折ってはいけません。
部下に一通り話をさせて、その上で、不明点や説明不足の部分は質問して話を補わせます。
部下は、上司の反応を常に窺っています。
怒られないだろうか？
ミスを指摘されないだろうか？
間違えてないだろうか？
責められないだろうか？
怒鳴られないだろうか？
こういうネガティブな感情を部下はいつも上司に向けています。
こういう感情を向けられると自分が不快になるからです。
上司は部下に怖がられているぐらいが丁度いい良い、とは思わないほうがいい。
部下に威圧感を感じさせれば感じさせるほど、報連相は減っていきます。
部下と上司の関係を友達と同じようにするということは必要ありませんが、物分かりの良い上司と思ってもらえるようにはしたほうがいいと思います。
そうすることで、上司から聞かないと言ってくれなかったことを、聞かなくても言ってくれるようになります。
そうなった時、風通しの良いコミニュケーションができると思います。
黙っていてもいろんな情報が入ってくる組織ほど、仕事が順調に進んでいくようになると思います。
怖さより、話しやすさを全面に出してみましょう。
お読みいただきありがとうございます。
みなさまのしあわせをお祈りしています。
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